Comment organiser une réunion? Planification : Déterminer l’événement qui aura lieu Décider des dates et lieux possibles pour la réunion (critères : commodité, proximité, permission d’apporter de la nourriture) Estimer le nombre de participants Contacter les invités Confirmer la date, l’heure et le lieu Déterminer le prix d’admission, si applicable (réduction pour les membres) Publicit?et RSVP : Contacter par courriel : GOLD, étudiants, membres des comités de section, autres membres des sections Annoncer l’èvénement sur le site web de GOLD Annoncer l’èvénement dans le newsletter de GOLD (contacter le coordinateur GOLD de la région 7) Annoncer l’èvénement dans le newsletter de la section Afficher dans les écoles locales Téléphoner aux particuliers On y est presque : Réserver l’équipement audio-visuel, les chaises, tables et le lieu de rencontre Contacter les invités et les participants pour leur remèmorer l’événement et les détails quant au lieu de sa tenue, une semaine, puis une journée à l’avance Commander ou acheter la nourriture et les boissons Se procurer les clés du lieu de rencontre Aller chercher les invités et les participants Un peu d’exercise : Prendre les présences ou recueillir une liste des participants Récolter (à la porte) le prix d’admission tel que publicis? Souhaiter la bienvenue aux participants lorsqu’ils seront assis Présenter brièvement l’IEEE et GOLD Introduire les invités Écouter la présentation des invités Pause - collation et boisson Continuer la présentation Inviter les questions, réponses Remercier les invités Présenter un cadeau / certificat en guise de remerciement Announcer le prochain événement Remercier tous les participants Nettoyer la salle de réunion Après la réunion : Retourner l’équipement audio-visuel Retourner les clés du local Ce n’est pas fini? Dresser un rapport L-31 Mettre à jour le rapport financier Mettre à jour le site web GOLD Mettre à jour le site web de l’IEEE Canada Maintenant c’est fini !     Félicitations!